Nous gardons tous des archives personnelles. Ça peut être des photographies et films représentant des membres de notre famille et amis, des dessins de nos enfants, des souvenirs de voyage ou des documents officiels. Ils témoignent tous de moments de notre vie, de notre mémoire et dans certains cas, ils constituent des éléments de preuve à l’appui de nos droits.

On peut séparer les archives en deux grandes catégories :

• celles que vous devez garder
• celles que vous choisissez de garder

Ces deux catégories peuvent servir une double fonction.

Celles que vous devez garder

Ce sont généralement des archives qui sont d’un usage essentiel et courant. Elles servent aussi de preuves.

Types d’archives : légaux et commerciaux.

Types de documents : Bail, quittance d’hypothèque, contrats divers, factures diverses (rénovation, réparation, services publics, biens meubles, services professionnels, etc.), garanties, assurances, déclarations d’impôts, opérations bancaires, prêts, carnet de santé, testament, règlements de cour.

Il est recommandé de conserver ces types de documents pour se soumettre à certaines lois, au cas où vous auriez besoin de faire valoir vos droits ou encore à titre de preuve de propriété. Certains documents peuvent être jetés aussitôt qu’ils sont échus, comme dans le cas d’une garantie, tandis que d’autres, tel que le carnet de santé, doivent être conservés toute votre vie. Pour des informations plus détaillées voyez, BAnQ et Revenu Canada.

Celles que vous choisissez de garder

Ce sont des archives qui peuvent remplir des fonctions multiples.

Types d’archives : légaux et commerciaux considérés inactifs, ainsi que ceux qui possèdent une valeur sentimentale et patrimoniale.

Types de documents : cartes géographiques, bulletins, vieux passeports, correspondance, agendas, documents audio (CD, cassettes diverses) et audiovisuels (films, DVD), journal intime, photographies, cartes postales.

Artefacts : collections diverses, vêtements, affiches, etc.

Évaluez l’utilité et l’intérêt de chaque archive. On ne garde pas tout. Les bouts de papier contenant une liste d’épicerie n’ont pas la même valeur qu’une lettre d’amour de votre grand-mère à votre grand-père. Pour des documents semblables, comme des factures de téléphone, gardez un ou deux spécimens représentatifs.

Sélectionnez les archives que vous voulez garder et éliminez les doublons. Avec le numérique, il est très facile de conserver des centaines de photos dont une version répétée du même paysage ou immeuble. Gardez la meilleure et débarrassez-vous des autres et n’oubliez pas d’y inscrire une description. Ceci vaut aussi pour de nombreux autres documents. Conservez seulement ce qui est significatif pour vous. 

Évaluez les coûts reliés à la préservation : 

• en temps, la sélection, l’organisation et l’indexation peuvent prendre plusieurs heures et dans bien des cas, plusieurs jours. 
• en argent, une bonne préservation comprend un matériel adapté à ce genre d’activité et est donc un peu plus coûteux que ce qu’on retrouve dans les magasins à grandes surfaces.
• en espace, on le sait, les documents et collections s’accumulent et prennent de la place.

Si vous décidez de garder des archives pour leur qualité sentimentale ou patrimoniale, il existe de nombreuses façons de les conserver, de les mettre en valeur et de les transmettre. Ces sujets seront abordés dans d’autres infolettres, mais vous pouvez aussi communiquer avec nous à n’importe quel moment. Nous vous proposerons des solutions adaptées à vos besoins et à vos bourses.